· Tác giả: Luật sư Nguyễn Văn Thành · Pháp lý lao động khác · 5 phút đọc
Thời gian bảo quản, lưu giữ hồ sơ nhân viên sau khi nghỉ việc
Hồ sơ nhân viên sau nghỉ việc cần được lưu giữ đủ thời gian theo luật định, đảm bảo tuân thủ pháp lý, bảo vệ quyền lợi và hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.


Câu hỏi:
Anh Thưởng, Trưởng Phòng Nhân sự Công ty Bánh Kinh Đô có hỏi:
Chào Luật sư, Hiện công ty mình đang có 1 vấn đề là lưu giữ hồ sơ của nhân viên sau khi nghỉ việc từ trước đến nay và chưa huỷ bất kì hồ sơ nào (không phải doanh nghiệp nhà nước và được thành lập hơn 20 năm nay). Việc này khiến kho hồ sơ trở nên chật chội hơn bao giờ hết. Hiện tại, mình tìm hiểu thì trong thông tư 10/2022 của Bộ Nôi vụ có đề cập đến điểm “hồ sơ cho thôi việc của người lao động” có thời hạn lưu trữ là 20 năm kể từ ngày nhân viên nghỉ việc.
Vậy có phải tất cả những hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân viên nghỉ việc này đều có thể được phép huỷ sau khi nhân viên đã nghỉ từ đủ 20 năm hay không?
Rất mong Luật sư tư vấn.
Trả lời:
Chào anh Thưởng,
Cám ơn anh đã gửi câu hỏi, xin phép có những chia sẻ như sau:
I. Bàn về đối tượng áp dụng của Thông tư 10/2022/TT-BNV
Căn cứ quy định tại Điều 2 Thông tư 10/2022/TT-BNV thì đối tượng áp dụng của Thông tư này cũng bao gồm cả tổ chức kinh tế. Trong đó, theo quy định tại khoản 21 Điều 3 Luật đầu tư 2020 thì “Tổ chức kinh tế là tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và tổ chức khác thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh”. Như vậy, theo quy định này thì doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam cũng thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư này.
Ngoài ra, căn cứ quy định tại Phụ lục I Thông tư này cũng đề cập đến việc lưu trữ tài liệu của người lao động. Theo đó, tài liệu của người lao động trong doanh nghiệp cũng được lưu trữ theo quy định tại Thông tư này.
II. Bàn về thời gian lưu trữ
Về thời hạn lưu trữ thì hiện tại pháp luật quy định mỗi ngành, lĩnh vực lại có thời hạn lưu trữ tài liệu khác nhau, ta có thể thấy các lĩnh vực Ngân hàng, Y tế, Khoa học công nghệ.. đều đã ban hành những Thông tư riêng để quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu của riêng ngành mình. Theo đó, các DN sẽ xem xét áp dụng vs lĩnh vực nào gần, liên quan tới mình nhất.
Đối với tài liệu của người lao động thì thời gian lưu trữ đối với từng loại tài liệu được quy định tại Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV như sau:
- Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, kỷ luật người lao động: 20 năm
- Hồ sơ về việc cho thôi việc người lao động: 20 năm
- Hồ sơ gốc của người lao động: 70 năm
- Hồ sơ trả lời về chế độ, chính sách đối với người lao động: 10 năm
(Ảnh minh họa: Thời gian bảo quản, lưu giữ hồ sơ nhân viên sau khi nghỉ việc)
Như vậy, theo quy định này thì hồ sơ về việc cho thôi việc của người lao động phải được doanh nghiệp lưu giữ trong thời hạn là 20 năm. Do vậy, để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý cho doanh nghiệp thì quan điểm của Luật sư là doanh nghiệp của anh chỉ nên huỷ những hồ sơ liên quan đến người lao động nghỉ việc sau khi nhân viên đã nghỉ từ đủ 20 năm (riêng đối với hồ sơ gốc của người lao động mà doanh nghiệp lưu giữ thì chỉ được hủy sau 70 năm lưu giữ).
III. Bàn về Hợp đồng lao động
Căn cứ Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV về Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và khoản 4 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV quy định “Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định” thì có thể xác định như sau:
Đối với Hợp đồng lao động (bao gồm cả xác định thời hạn, không xác định thời hạn, Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo 1 công việc nhất định dưới 12 tháng) sẽ thuộc STT 41 Mục 3.2 Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV (“Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức, người lao động) với thời hạn lưu trữ là 20 năm.
Xem thêm:
Người lao động có được nghỉ dồn phép năm trước khi xin nghỉ việc không.
Công ty chấm dứt hợp đồng lao động khi NLĐ tự ý nghỉ việc 5 ngày.