Lưu ý về khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho người lao động

Khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho người lao động là nghĩa vụ quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, nhưng lại trở thành vướng mắc thực sự với những mô hình kinh doanh có cơ cấu nhân sự linh hoạt, chẳng hạn doanh nghiệp bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử sử dụng nhiều nhân sự bán thời gian, hợp đồng ngắn hạn hoặc cộng tác viên sáng tạo nội dung. Đây cũng là nội dung được khách hàng đang sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên của YP Law Firm đặt ra gần đây, trong bối cảnh quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động vừa có thay đổi từ giữa tháng 9 năm 2026. Bài viết dưới đây giải đáp những vướng mắc phổ biến nhất theo hình thức hỏi đáp, dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

1. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm là nghĩa vụ bắt buộc với những đối tượng nào

Việc xác định ai thuộc diện phải được tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cần căn cứ vào bản chất quan hệ giữa doanh nghiệp và cá nhân đó, chứ không chỉ dựa vào tên gọi vị trí như “nhân viên bán thời gian”, “cộng tác viên” hay “đối tác tiếp thị liên kết”. Căn cứ khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động, nếu hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì vẫn được coi là hợp đồng lao động. Theo Điều 32 Bộ luật Lao động, người lao động làm việc không trọn thời gian vẫn được bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động bình đẳng như người lao động làm việc trọn thời gian.

Như vậy, người làm việc theo hợp đồng lao động vẫn thuộc diện phải khám sức khỏe định kỳ dù chỉ làm bán thời gian hoặc ký hợp đồng ngắn hạn vài tháng. Đối với người thử việc, học nghề, tập nghề, khoản 2 Điều 70 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 cũng yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ quy định về an toàn, vệ sinh lao động như đối với người lao động chính thức. Ngược lại, với cộng tác viên hoặc người thực hiện tiếp thị liên kết thực sự độc lập, không có các dấu hiệu của hợp đồng lao động như bị phân ca, chấm công, bị yêu cầu khối lượng công việc cố định theo ngày hoặc chịu sự phê duyệt, kỷ luật từ doanh nghiệp, thì doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng chế độ khám sức khỏe định kỳ dành cho người lao động đối với nhóm này.

2. Tần suất tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm được quy định như thế nào

Theo khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, hằng năm người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động; riêng người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động là người khuyết tật, chưa thành niên hoặc cao tuổi phải được khám sức khỏe ít nhất sáu tháng một lần. Quy định này không ấn định phải tổ chức khám vào tháng cụ thể nào trong năm, cũng không yêu cầu phải tổ chức một kỳ khám riêng ngay khi tuyển từng người lao động mới.

Vì vậy, đối với nhóm chỉ cần khám một lần trong năm, doanh nghiệp có thể chọn một kỳ khám cố định hằng năm và đưa toàn bộ người lao động đang làm việc tại thời điểm đó vào danh sách, trong khi nhóm phải khám sáu tháng một lần vẫn cần được bố trí theo tần suất riêng theo đúng yêu cầu luật định.

3. Người lao động làm việc ngắn hạn, không trùng kỳ khám cố định thì xử lý thế nào

Đây là tình huống khá đặc thù với doanh nghiệp có tỷ lệ biến động nhân sự cao: nhiều người lao động bắt đầu và kết thúc công việc hoàn toàn nằm giữa hai kỳ khám cố định trong năm. Hiện pháp luật chưa quy định rõ doanh nghiệp có bắt buộc tổ chức một kỳ khám riêng cho từng người lao động này hay không, cũng chưa quy định rõ nhóm này được miễn khám hoàn toàn.

Trong tình huống còn khoảng trống quy định như vậy, doanh nghiệp có thể áp dụng một kỳ khám cố định hằng năm để tối ưu chi phí tuân thủ, nhưng cách làm này vẫn tiềm ẩn một mức độ rủi ro nhất định. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động ban hành kế hoạch khám sức khỏe hằng năm, lưu danh sách người lao động đang làm việc tại ngày chốt danh sách, đồng thời bố trí khám bổ sung cho những người vẫn đang làm việc nhưng đã bỏ lỡ kỳ khám đã lên lịch trước đó.

4. Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm bị xử phạt như thế nào

Về mức xử phạt, quy định hiện hành có một điểm chuyển tiếp quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý. Đến hết ngày 09/9/2026, hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động bị xử phạt theo khoản 2 Điều 22 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng tính trên mỗi người lao động bị vi phạm, tối đa không quá 75.000.000 đồng. Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tiếp tục giữ nguyên mức phạt nêu trên, đồng thời quy định rõ tại khoản 3 Điều 7 rằng hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm bị xử phạt như đối với cá nhân.

Với hành vi vi phạm phát sinh quanh thời điểm chuyển tiếp giữa hai nghị định, Điều 67 Nghị định 283/2026/NĐ-CP phân biệt rõ hai trường hợp: nếu hành vi đã xảy ra và kết thúc trước ngày nghị định mới có hiệu lực thì áp dụng quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện hành vi; nếu hành vi xảy ra trước nhưng vẫn đang tiếp diễn sau thời điểm nghị định mới có hiệu lực thì áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Do đó, không nên mặc định mọi trường hợp bỏ lỡ một kỳ khám đều được xử lý theo cùng một văn bản, mà cần xem xét diễn biến thực tế của hành vi vi phạm.

Đáng chú ý, từ ngày 10/9/2026, ngoài tiền phạt, điểm a khoản 11 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn cho phép cơ quan có thẩm quyền buộc người sử dụng lao động tổ chức khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động; nếu người lao động đã tự đi khám thì người sử dụng lao động có thể bị buộc thanh toán lại chi phí khám. Điều này có nghĩa là việc cố tình không tổ chức khám sức khỏe định kỳ không giúp doanh nghiệp tránh được chi phí tuân thủ về lâu dài nếu sau đó bị phát hiện và xử lý.

5. Ngoài xử phạt hành chính, không khám sức khỏe định kỳ hàng năm còn kéo theo rủi ro gì

Bên cạnh chế tài hành chính, việc không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp khi phát sinh tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc khi cơ quan nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra hồ sơ lao động. Theo khoản 3 Điều 38 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, nếu người lao động phải nghỉ việc để điều trị hoặc phục hồi chức năng do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, doanh nghiệp vẫn phải trả đủ tiền lương trong thời gian này. Việc có phải bồi thường hay trợ cấp thêm theo khoản 4 và khoản 5 Điều 38 hay không còn phụ thuộc vào nguyên nhân xảy ra tai nạn và mức độ lỗi của người lao động, không phải trong mọi trường hợp doanh nghiệp đều phải gánh toàn bộ các nghĩa vụ này.

Tuy nhiên, nếu không có kết quả khám sức khỏe định kỳ lưu trữ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn hơn khi cần chứng minh tình trạng sức khỏe của người lao động đã thay đổi như thế nào trong quá trình làm việc, điều này có thể gây bất lợi khi phát sinh tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra, dù riêng việc thiếu hồ sơ khám chưa đủ để kết luận một bệnh hay tổn thương sức khỏe là do công việc gây ra.

6. Doanh nghiệp có nhân sự biến động cao nên tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm thế nào để tối ưu chi phí

Với mô hình nhân sự có tỷ lệ biến động cao, doanh nghiệp nên chọn một kỳ khám sức khỏe cố định hằng năm, đưa toàn bộ người lao động đang làm việc thuộc diện khám một lần trong năm vào danh sách tại kỳ đó, trong khi nhóm pháp luật yêu cầu khám sáu tháng một lần được bố trí chu kỳ riêng. Cộng tác viên hoặc người thực hiện tiếp thị liên kết thực sự độc lập, không mang bản chất hợp đồng lao động, không cần đưa vào chương trình khám sức khỏe định kỳ dành cho người lao động.

Về phạm vi khám, doanh nghiệp nên yêu cầu cơ sở khám bệnh, chữa bệnh báo giá đúng nội dung pháp luật bắt buộc theo Mẫu số 03 Phụ lục XXIV Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT. Với người khám sức khỏe định kỳ từ đủ 18 tuổi trở lên, các hạng mục cận lâm sàng chỉ cần thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ, nên doanh nghiệp không nhất thiết phải mặc định mua thêm các xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh mở rộng nếu không có chỉ định. Riêng với lao động nữ, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm khám chuyên khoa phụ sản theo quy định. Để chủ động trong việc chứng minh tuân thủ, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ kế hoạch khám hằng năm, danh sách người lao động tại ngày chốt, thông báo mời khám và kết quả thực hiện, đồng thời bố trí một đợt khám bổ sung phù hợp cho người lao động vẫn đang làm việc nhưng bỏ lỡ kỳ khám đã lên lịch.

Nếu doanh nghiệp cần được tư vấn cụ thể về phạm vi, tần suất tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm phù hợp với cơ cấu nhân sự của mình, đội ngũ luật sư tại YP Law Firm sẵn sàng hỗ trợ rà soát và tư vấn phương án tuân thủ hợp lý cho từng doanh nghiệp.

Xem thêm: Tư vấn luật lao động: bảo vệ quyền lợi NLĐ và doanh nghiệp