08 trường hợp Doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động

Phương án sử dụng lao động là công cụ quản trị nhân sự và pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi trải qua quá trình tái cấu trúc, chia tách, hợp nhất hay thay đổi cơ cấu công nghệ. Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, việc thấu hiểu và thực hiện đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn hạn chế tối đa các rủi ro tranh chấp lao động phát sinh.

1. Phương án sử dụng lao động là gì?

Căn cứ theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động là văn bản do người sử dụng lao động lập ra nhằm ghi nhận kế hoạch bố trí, sắp xếp, đào tạo lại hoặc giải quyết chế độ cho người lao động khi doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Một bản Phương án sử dụng lao động phải bao gồm các nội dung cốt lõi sau:

• Danh sách và số lượng người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng.

• Danh sách và số lượng người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian.

• Danh sách và số lượng người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động.

• Quyền lợi và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động trong việc thực hiện kế hoạch.

• Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án (chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc…).

2. 08 trường hợp Doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động

Doanh nghiệp không bắt buộc phải lập kế hoạch này trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, căn cứ Điều 42 và Điều 43 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện văn bản này khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động;

• Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;

• Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm;

• Khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế;

• Thực hiện chính sách, pháp luật của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.

• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp;

• Bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;

• Chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.

Theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 Bộ luật lao động 2019, nếu Doanh nghiêp thuộc một trong các trường hợp trên mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động thì người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay chưa có quy định rõ ràng về vấn đề “nhiều người lao động” được hiểu như thế nào. Do đó, để có cơ sở giải quyết tranh chấp sau này, Y&P Law Firm khuyến nghị Doanh nghiệp thực hiện xây dựng Phương án sử dụng lao động ngay cả khi các trường hợp nêu trên chỉ làm ảnh hưởng đến việc làm của 01 người lao động.

3. Các bước cần thực hiện khi xây dựng phương án sử dụng lao động

Để bảo đảm tính pháp lý và giảm thiểu khiếu nại, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 4 bước chặt chẽ:

Bước 1: Rà soát nhu cầu sử dụng lao động thực tế

Doanh nghiệp đánh giá lại tình hình tài chính, quy trình vận hành và nhu cầu nhân sự của từng bộ phận để xác định chính xác danh sách nhân sự giữ lại, đào tạo lại hoặc chấm dứt hợp đồng.

Bước 2: Trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của Công đoàn cơ sở (hoặc Tổ chức đại diện người lao động) về nội dung bản kế hoạch. Quá trình trao đổi phải được ghi nhận bằng biên bản làm việc minh bạch.

Bước 3: Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Theo quy định tại Điều 63 Bộ luật lao động 2019 và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi xây dựng phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44 và khi cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều 42 Bộ luật lao động 2019, Doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc.

Bước 4: Ban hành và công khai phương án sử dụng lao động

Sau khi thống nhất ý kiến, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ ký ban hành phương án sử dụng lao động và thông báo công khai cho toàn thể người lao động trong công ty được biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ban hành.

Trường hợp cho thôi việc đối với người lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế thì Doanh nghiệp phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động.

Bước 5: Thực hiện chế độ và thanh lý hợp đồng

Doanh nghiệp tiến hành chi trả trợ cấp mất việc làm và các quyền lợi khác cho người lao động (nếu c, chốt sổ bảo hiểm xã hội và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng đúng hạn định theo quy định của luật.

4. Có phải thông báo phương án sử dụng lao động không?

Có. Đây là nghĩa vụ hành chính bắt buộc.

Phương án sử dụng lao động phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.

Dịch vụ Luật sư lao động tại Phú Thọ – Công ty Luật TNHH Youth and Partners

Việc xây dựng một bản quy trình chuẩn chỉnh vừa tuân thủ đúng luật, vừa đảm bảo tối ưu chi phí cho doanh nghiệp là một thách thức không nhỏ. Nhằm hỗ trợ các đơn vị kinh doanh vận hành an toàn pháp lý, Công ty Luật TNHH Youth and Partners mang đến giải pháp toàn diện thông qua Dịch vụ Luật sư lao động tại Phú Thọ.

Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và tranh tụng lao động, Youth and Partners cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp:

• Tư vấn chuyên sâu: Đánh giá tình trạng pháp lý thực tế của doanh nghiệp, tư vấn phương án xử lý tối ưu rủi ro và chi phí.

• Soạn thảo hồ sơ chuẩn mực: Trực tiếp xây dựng phương án sử dụng lao động, biên bản họp tham vấn công đoàn, thông báo gởi Sở Nội Vụ và UBND tỉnh đúng chuẩn quy định.

• Đại diện làm việc: Hỗ trợ đối thoại với người lao động, đại diện giải trình với cơ quan chức năng hoặc giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh tại khu vực Phú Thọ và các tỉnh lân cận.

Sử dụng Dịch vụ Luật sư lao động tại Phú Thọ của Youth and Partners giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ nền tảng pháp lý vững chắc, an tâm tập trung phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hỏi đáp thường gặp (FAQ)

1. Doanh nghiệp không xây dựng phương án sử dụng lao động khi tái cấu trúc có bị phạt không?

Có. Nếu thuộc trường hợp bắt buộc phải lập kế hoạch mà doanh nghiệp không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức.

2. Người lao động bị mất việc làm theo phương án được hưởng trợ cấp gì?

Người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ sẽ được hưởng trợ cấp mất việc làm. Mỗi năm làm việc được tính bằng 01 tháng tiền lương, nhưng thấp nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

Trợ cấp thất nghiệp: Người lao động thắng kiện phải hoàn trả?

Dịch vụ Luật sư giải quyết tranh chấp lao động uy tín