Nghĩa vụ cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân của NSDLĐ

Phương tiện bảo vệ cá nhân là một trong những biện pháp quan trọng nhằm bảo vệ người lao động trước các yếu tố nguy hiểm, có hại phát sinh trong quá trình làm việc. Đối với những công việc mà người lao động có nguy cơ tiếp xúc với hóa chất, bụi, tiếng ồn, nhiệt độ cao, điện, vật thể nguy hiểm hoặc các yếu tố có thể gây tai nạn, bệnh nghề nghiệp, việc trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân không chỉ là biện pháp quản trị nội bộ mà còn là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động.

Pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động đặt trách nhiệm trước hết lên người sử dụng lao động trong việc nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu các yếu tố nguy hiểm, có hại tại nơi làm việc. Trong trường hợp các biện pháp kỹ thuật, tổ chức chưa thể loại bỏ hoàn toàn nguy cơ, người lao động phải được trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân phù hợp với tính chất công việc.

Vậy NSDLĐ phải cấp phát như thế nào? Có được yêu cầu người lao động tự mua hay khấu trừ tiền lương để mua trang bị hay không? Những loại phương tiện nào thuộc diện phải trang cấp và doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gì để chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ?

1. Khi nào người sử dụng lao động phải cấp phương tiện bảo vệ cá nhân?

Không phải mọi vị trí làm việc đều mặc nhiên được cấp cùng một loại phương tiện bảo vệ cá nhân. Nghĩa vụ trang cấp được xác định dựa trên điều kiện lao động, yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại và tính chất công việc thực tế.

Theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động, người lao động làm công việc có yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại phải được người sử dụng lao động trang bị đầy đủ phương tiện bảo vệ cá nhân và sử dụng trong quá trình làm việc theo quy định. Phương tiện bảo vệ cá nhân được trang cấp phải bảo đảm yêu cầu về chất lượng.

Điểm cần lưu ý là doanh nghiệp không nên tiếp cận nghĩa vụ này theo hướng “mỗi người lao động được cấp một bộ bảo hộ giống nhau”. Trên thực tế, yêu cầu bảo vệ phải được xác định từ mối nguy cụ thể của từng công việc. Trước khi lập danh mục cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân, doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện lao động và xác định các yếu tố nguy hiểm, có hại tương ứng với từng vị trí.

2. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đâu để xác định phương tiện bảo vệ cá nhân cần cấp?

Thông tư 25/2022/TT-BLĐTBXH là văn bản chuyên ngành quy định trực tiếp về chế độ trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân trong lao động, có hiệu lực từ ngày 01/04/2023.

Về phương diện quản trị tuân thủ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo logic:

Đánh giá công việc → xác định mối nguy → xác định mức độ tiếp xúc → lựa chọn phương tiện phù hợp → quy định đối tượng được cấp → tổ chức cấp phát và hướng dẫn sử dụng → theo dõi thay thế.

Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, hóa chất, cơ khí, điện, logistics, khai khoáng hoặc những ngành nghề có nhiều yếu tố nguy hiểm, có hại.

Nếu doanh nghiệp chỉ căn cứ vào chức danh trên hợp đồng lao động mà không xem xét công việc thực tế, danh mục trang cấp có thể không phản ánh đúng mức độ rủi ro tại nơi làm việc.

Một vấn đề thường gặp là doanh nghiệp có trang bị nhưng trang bị không đúng loại.

Ví dụ, việc cấp một loại thiết bị bảo vệ chung cho nhiều vị trí không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ. Nếu thiết bị không phù hợp với yếu tố nguy hiểm mà người lao động thực tế phải tiếp xúc thì mục tiêu bảo vệ không được bảo đảm.

Vì vậy, hồ sơ đánh giá rủi ro và hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động của doanh nghiệp nên được sử dụng làm cơ sở để xây dựng danh mục trang cấp.

3. Những yêu cầu quan trọng khi cấp phương tiện bảo vệ cá nhân

3.1. Phải bảo đảm đầy đủ đối với công việc thuộc diện được trang cấp

Nghĩa vụ của NSDLĐ không chỉ dừng ở việc “có mua bảo hộ”. Vấn đề quan trọng là người lao động có được cấp đầy đủ và phù hợp với công việc hay không.

Đối với từng vị trí, doanh nghiệp nên xác định rõ:

• Người lao động nào thuộc diện được cấp;

• Loại phương tiện được cấp;

• Số lượng;

• Thời hạn hoặc điều kiện thay thế;

• Thời điểm cấp;

• Trường hợp cấp bổ sung hoặc thay thế.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng có danh mục bảo hộ trên giấy nhưng thực tế người lao động không được nhận hoặc nhận không đầy đủ.

3.2. Phải bảo đảm chất lượng của phương tiện

Pháp luật yêu cầu phương tiện bảo vệ cá nhân phải đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng. Đối với từng loại thiết bị, doanh nghiệp cần quan tâm đến thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, nguồn gốc, chất lượng và mức độ phù hợp với môi trường sử dụng.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có hệ thống EHS hoặc doanh nghiệp FDI, việc lưu lại hồ sơ mua sắm, tài liệu kỹ thuật, chứng từ chất lượng và hồ sơ cấp phát sẽ giúp chứng minh quá trình kiểm soát an toàn khi thực hiện audit nội bộ hoặc đánh giá compliance.

3.3. Không nên chuyển nghĩa vụ trang cấp sang cho người lao động

Một cách xử lý có rủi ro là yêu cầu người lao động tự mua phương tiện bảo vệ cá nhân rồi doanh nghiệp hỗ trợ một khoản tiền. Về bản chất, nghĩa vụ trang bị của NSDLĐ phải được doanh nghiệp tổ chức thực hiện phù hợp với quy định pháp luật. Do đó, doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi khoản hỗ trợ tiền bảo hộ hoặc phụ cấp bảo hộ là sự thay thế cho nghĩa vụ trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân khi pháp luật yêu cầu phải trang bị.

Đặc biệt, việc yêu cầu người lao động tự mua những thiết bị có tính chất bắt buộc để thực hiện công việc cần được rà soát cẩn trọng dưới góc độ tuân thủ pháp luật an toàn, vệ sinh lao động.

4. Cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân cần đi cùng hướng dẫn sử dụng

Một trong những điểm dễ bị bỏ qua là cấp phương tiện bảo vệ cá nhân nhưng không hướng dẫn người lao động sử dụng đúng cách.

Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định người lao động có nghĩa vụ sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân đã được trang cấp. NSDLĐ có trách nhiệm tổ chức các điều kiện cần thiết, trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân phù hợp và hướng dẫn người lao động. Ngược lại, người lao động phải sử dụng, bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân đã được cấp và tuân thủ các quy định an toàn liên quan đến công việc.

Vì vậy, quy trình nội bộ của doanh nghiệp nên thể hiện rõ:

Cấp phát → hướng dẫn → yêu cầu sử dụng → kiểm tra việc sử dụng → thay thế khi không còn bảo đảm.

Đối với những công việc có nguy cơ cao, việc hướng dẫn sử dụng nên được gắn với chương trình huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và quy trình làm việc an toàn của từng vị trí.

5. Doanh nghiệp có phải theo dõi việc cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân?

Có. Trên thực tế, đây là nội dung rất quan trọng khi doanh nghiệp muốn chứng minh việc tuân thủ.

Một doanh nghiệp có thể đã thực hiện cấp phát nhưng nếu không có hồ sơ thể hiện quá trình này thì khi xảy ra tranh chấp, tai nạn lao động hoặc kiểm tra, việc chứng minh sẽ khó khăn hơn.

Doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ quản lý theo hướng có thể truy xuất được:

Ai được cấp – được cấp gì – số lượng bao nhiêu – thời điểm nào – tình trạng phương tiện – khi nào thay thế.

Tùy mô hình doanh nghiệp, hồ sơ có thể được quản lý bằng phiếu cấp phát, sổ theo dõi, biên bản bàn giao, phần mềm quản lý EHS hoặc hệ thống hồ sơ an toàn lao động điện tử.

Đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, việc quản lý theo mã nhân viên và mã thiết bị có thể giúp kiểm soát thời hạn thay thế và hạn chế tình trạng cấp phát không đồng nhất giữa các bộ phận.

6. Khi nào phải thay thế phương tiện đã cấp?

Trang cấp một lần không có nghĩa là doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ vĩnh viễn.

Trong quá trình sử dụng, phương tiện có thể bị hư hỏng, xuống cấp, mất khả năng bảo vệ hoặc không còn phù hợp với điều kiện công việc. Khi đó, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra và thay thế.

Đặc biệt, đối với những thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về tình trạng kỹ thuật, doanh nghiệp nên quy định rõ tiêu chí loại bỏ và thay thế thay vì chỉ dựa vào thời gian sử dụng cố định.

Ví dụ, nếu một thiết bị bị hư hỏng trước thời hạn dự kiến nhưng vẫn được tiếp tục sử dụng vì “chưa đến kỳ cấp mới”, cách quản lý này có thể làm phát sinh rủi ro an toàn.

Do đó, tình trạng thực tế của phương tiện phải được xem xét cùng với thời gian sử dụng.

7. Trách nhiệm của người lao động đối với phương tiện được cấp

Việc pháp luật đặt nghĩa vụ trang cấp lên NSDLĐ không có nghĩa người lao động không có trách nhiệm.

Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động, người lao động có nghĩa vụ chấp hành các quy định, quy trình, nội quy về an toàn, vệ sinh lao động liên quan đến công việc; đồng thời sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân đã được trang cấp.

Do đó, doanh nghiệp cần đưa nội dung sử dụng và bảo quản phương tiện vào quy trình, nội quy hoặc hướng dẫn an toàn phù hợp.

Trong trường hợp người lao động không sử dụng thiết bị bảo hộ dù đã được cấp và hướng dẫn, doanh nghiệp có thể xem xét trách nhiệm của người lao động theo quy định nội bộ và pháp luật có liên quan. Tuy nhiên, trước khi xử lý, doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh rằng phương tiện đã được cấp đúng, đầy đủ, phù hợp và người lao động đã được hướng dẫn về việc sử dụng.

Đây cũng là lý do hồ sơ cấp phát có giá trị quan trọng trong quản trị quan hệ lao động.

8. Kết luận

Phương tiện bảo vệ cá nhân là một trong những công cụ kiểm soát rủi ro quan trọng trong hệ thống an toàn, vệ sinh lao động. Pháp luật xác lập nghĩa vụ của NSDLĐ trong việc trang bị đầy đủ phương tiện bảo vệ cá nhân phù hợp cho người lao động làm công việc có yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại và yêu cầu phương tiện phải bảo đảm chất lượng.

Để thực hiện đúng nghĩa vụ, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc mua và cấp phát. Quy trình cần được bắt đầu từ nhận diện mối nguy, xác định nhu cầu bảo vệ, lựa chọn phương tiện phù hợp, tổ chức cấp phát, hướng dẫn sử dụng, kiểm tra và thay thế.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp có yếu tố EHS phức tạp, việc rà soát định kỳ toàn bộ quy trình này giúp giảm khoảng trống tuân thủ và tạo cơ sở chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện trách nhiệm của NSDLĐ về an toàn, vệ sinh lao động.

Tham khảo thêm tại:
Huấn luyện an toàn lao động 6 nhóm năm 2026 cho doanh nghiệp