Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là gì?

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là căn cứ để doanh nghiệp xác định mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của người lao động. Việc xây dựng và áp dụng quy chế cần bảo đảm tiêu chí rõ ràng, phương pháp đánh giá khách quan và phù hợp với quy định pháp luật. Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp xem xét đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, quy chế đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định căn cứ và chứng minh tính hợp pháp của quyết định.

1. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là gì?

1.1. Khái niệm và đặc điểm

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là văn bản do người sử dụng lao động xây dựng nhằm quy định tiêu chí, phương pháp và quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Quy chế này giúp doanh nghiệp xác định mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, làm cơ sở cho việc quản lý nhân sự, xem xét đào tạo, bố trí công việc và thực hiện các chính sách liên quan.

Đặc biệt, theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Vì vậy, việc xây dựng và thực hiện quy chế cần được tiến hành nghiêm túc, nhất quán và có căn cứ kiểm chứng.

1.2. Phân biệt quy chế đánh giá với nội quy lao động

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và nội quy lao động có mục đích, phạm vi điều chỉnh khác nhau.

• Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc: Tập trung vào tiêu chí, phương pháp và quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động.
• Nội quy lao động: Quy định các vấn đề về trật tự tại nơi làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động và các nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần phân biệt hai loại văn bản này để xây dựng và áp dụng đúng mục đích, tránh sử dụng kết quả đánh giá công việc thay thế cho việc xác định hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

2. Căn cứ pháp lý xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

2.1. Căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động, được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động.

Quy định này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng tiêu chí đánh giá rõ ràng, phù hợp với công việc và có khả năng áp dụng trên thực tế. Khi xem xét một trường hợp không hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần căn cứ vào kết quả đánh giá, tài liệu liên quan và quá trình thực hiện công việc để xác định người lao động có thường xuyên không hoàn thành công việc hay không.

Pháp luật không ấn định một số kỳ đánh giá tối thiểu áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đánh giá phù hợp, đồng thời bảo đảm kết quả đánh giá phản ánh đúng tình hình thực tế.

2.2. Nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có.

Trình tự lấy ý kiến được thực hiện theo khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, người sử dụng lao động gửi nội dung cần lấy ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động; các thành viên này có trách nhiệm lấy ý kiến người lao động và tổng hợp thành văn bản gửi người sử dụng lao động.

Doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu lấy ý kiến, văn bản tổng hợp và các tài liệu liên quan để chứng minh việc thực hiện đúng trình tự khi cần thiết.

2.3. Nghĩa vụ công khai quy chế

Theo điểm b khoản 1 Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải công khai quy chế với người lao động. Hình thức công khai thực hiện theo khoản 2 Điều 43 (niêm yết, thông báo tại cuộc họp/đối thoại, hệ thống nội bộ hoặc hình thức phù hợp khác).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức công khai phù hợp với điều kiện thực tế, bảo đảm người lao động có thể tiếp cận và nắm được các tiêu chí, phương pháp đánh giá áp dụng đối với mình. Việc công khai cần được thực hiện đầy đủ, dễ kiểm chứng và có tài liệu lưu lại khi cần thiết.

2.4. Bảo đảm phù hợp với hợp đồng lao động và pháp luật

Quy chế đánh giá cần phù hợp với công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động, bản mô tả công việc và yêu cầu thực tế của vị trí. Tiêu chí đánh giá không nên đặt ra những yêu cầu thiếu căn cứ, không khả thi hoặc nằm ngoài phạm vi công việc mà người lao động có trách nhiệm thực hiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân biệt việc đánh giá kết quả công việc với việc xử lý kỷ luật lao động. Hai hoạt động này có căn cứ và trình tự pháp lý riêng, không thể thay thế cho nhau.

3. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc gồm những nội dung gì?

Pháp luật không quy định một mẫu quy chế hoặc bộ tiêu chí đánh giá thống nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Người sử dụng lao động chủ động xây dựng nội dung phù hợp với tính chất công việc, yêu cầu của từng vị trí và điều kiện thực tế, bảo đảm rõ ràng, khách quan và có thể kiểm chứng.

3.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế cần xác định rõ đối tượng áp dụng, phạm vi công việc và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan. Doanh nghiệp có thể áp dụng một bộ tiêu chí chung kết hợp với tiêu chí riêng theo từng phòng ban hoặc vị trí công việc.

Đối với các vị trí có tính chất công việc khác nhau, doanh nghiệp nên thiết kế tiêu chí riêng để bảo đảm kết quả đánh giá phản ánh đúng yêu cầu của từng vị trí.

3.2. Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Tiêu chí đánh giá cần gắn với nhiệm vụ, trách nhiệm và kết quả công việc đã giao. Tùy từng vị trí, doanh nghiệp có thể lựa chọn các nhóm tiêu chí chủ yếu sau:

• Khối lượng công việc: Số lượng nhiệm vụ hoàn thành so với kế hoạch hoặc chỉ tiêu được giao.
• Chất lượng công việc: Mức độ chính xác, đáp ứng yêu cầu chuyên môn và tỷ lệ sai sót.
• Tiến độ thực hiện: Khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
• Hiệu quả và trách nhiệm: Mức độ chủ động, phối hợp và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của vị trí.

Các tiêu chí cần được diễn đạt cụ thể, hạn chế những nhận xét chung chung như “làm việc chưa tốt” hoặc “thiếu tinh thần trách nhiệm” nếu không có căn cứ đánh giá rõ ràng.

Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả công việc, chẳng hạn như điều kiện thực hiện nhiệm vụ, nguồn lực được cung cấp, sự thay đổi trong yêu cầu công việc hoặc các trở ngại khách quan.

3.3. Phương pháp và mức xếp loại

Quy chế cần quy định phương pháp đánh giá và cách xác định mức độ hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể sử dụng thang điểm, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu hoặc các mức xếp loại như hoàn thành tốt, hoàn thành, chưa hoàn thành.

Nếu áp dụng thang điểm hoặc tỷ lệ phần trăm, doanh nghiệp nên xác định rõ cách tính, trọng số của từng tiêu chí và ngưỡng xếp loại. Trường hợp sử dụng nhận xét định tính, cần quy định căn cứ để đưa ra kết luận và tài liệu làm cơ sở đánh giá.

Phương pháp đánh giá phải thống nhất với tiêu chí đã công bố, tránh thay đổi cách chấm điểm hoặc ngưỡng xếp loại sau khi người lao động đã thực hiện công việc.

3.4. Kỳ đánh giá và trách nhiệm thực hiện

Quy chế cần xác định thời điểm đánh giá, người thực hiện, người kiểm tra và người có thẩm quyền phê duyệt kết quả.

Doanh nghiệp có thể tổ chức đánh giá theo tháng, quý, năm hoặc theo chu kỳ phù hợp với đặc thù công việc. Đối với những công việc có kết quả được xác định theo dự án hoặc thời hạn hoàn thành cụ thể, doanh nghiệp có thể thiết kế kỳ đánh giá tương ứng.

Cần quy định rõ trách nhiệm của người đánh giá và cơ chế kiểm tra kết quả để hạn chế tình trạng đánh giá cảm tính hoặc thiếu nhất quán giữa các bộ phận.

3.5. Quy trình đánh giá và phản hồi kết quả

Quy chế nên xác định các bước cơ bản gồm giao nhiệm vụ, thu thập kết quả, đánh giá, thông báo kết quả và tiếp nhận ý kiến phản hồi của người lao động.

Việc quy định cơ chế phản hồi giúp người lao động hiểu căn cứ đánh giá, kịp thời làm rõ những thông tin chưa chính xác và giúp doanh nghiệp rà soát kết quả trước khi đưa ra quyết định quản lý nhân sự.

4. Các bước xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Bước 1: Rà soát công việc và yêu cầu của từng vị trí

Doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng lao động, bản mô tả công việc, nhiệm vụ được giao và các chỉ tiêu hiện hành. Đây là cơ sở để xác định những nội dung cần đánh giá và bảo đảm tiêu chí phù hợp với công việc thực tế.

Bước 2: Xây dựng tiêu chí và phương pháp đánh giá

Trên cơ sở yêu cầu công việc, doanh nghiệp xác định các tiêu chí, cách tính điểm hoặc xếp loại, kỳ đánh giá và tài liệu dùng để chứng minh kết quả.

Các tiêu chí cần dễ hiểu, có thể kiểm chứng và được áp dụng thống nhất đối với những người lao động có vị trí, điều kiện làm việc tương đương.

Bước 3: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Trường hợp pháp luật yêu cầu, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, theo trình tự tại Mục 2.2 của bài viết.

Doanh nghiệp nên lưu lại hồ sơ lấy ý kiến và tài liệu liên quan để bảo đảm khả năng kiểm chứng việc thực hiện thủ tục.

Bước 4: Ban hành và công khai quy chế

Sau khi hoàn thiện nội dung, doanh nghiệp ban hành quy chế theo thẩm quyền và công khai tại nơi làm việc theo quy định tại Mục 2.3.

Quy chế cần được phổ biến đến các bộ phận có liên quan, đặc biệt là người trực tiếp đánh giá và người lao động thuộc phạm vi áp dụng.

Bước 5: Tổ chức thực hiện và rà soát định kỳ

Doanh nghiệp tổ chức đánh giá theo quy trình đã ban hành, lưu giữ kết quả và tài liệu chứng minh. Trong quá trình áp dụng, cần rà soát để kịp thời điều chỉnh những tiêu chí không còn phù hợp với công việc hoặc điều kiện thực tế.

Trường hợp sửa đổi quy chế, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện các nghĩa vụ tham khảo ý kiến và công khai theo quy định pháp luật áp dụng.

5. Những lưu ý pháp lý khi áp dụng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

5.1. Tiêu chí phải rõ ràng và có thể kiểm chứng

Doanh nghiệp nên quy định cụ thể tiêu chí, cách tính kết quả và mức xếp loại. Các nhận xét mang tính chủ quan hoặc tiêu chí không gắn với công việc thực tế có thể làm giảm độ tin cậy của kết quả đánh giá.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần bảo đảm người lao động được giao nhiệm vụ, chỉ tiêu và điều kiện thực hiện công việc phù hợp để có cơ sở đánh giá kết quả.

5.2. Lưu giữ đầy đủ tài liệu đánh giá

Doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu như kế hoạch công việc, chỉ tiêu được giao, báo cáo kết quả, phiếu đánh giá, thông báo kết quả và ý kiến phản hồi của người lao động.

Tài liệu cần thể hiện được tiêu chí áp dụng, kết quả thực tế và căn cứ dẫn đến mức xếp loại. Đây là cơ sở để kiểm tra tính nhất quán của quá trình đánh giá và giải quyết các bất đồng phát sinh.

5.3. Bảo đảm tính khách quan trong quá trình đánh giá

Kết quả đánh giá cần dựa trên tiêu chí đã công bố và thông tin có thể kiểm chứng. Doanh nghiệp nên áp dụng thống nhất phương pháp đánh giá đối với các trường hợp tương đương, đồng thời xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc.

Nếu kết quả đánh giá có sai sót hoặc người lao động đưa ra thông tin cần xác minh, doanh nghiệp nên kiểm tra lại trước khi sử dụng kết quả làm căn cứ cho quyết định quản lý nhân sự.

5.4. Tuân thủ điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Khi xem xét đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần bảo đảm có căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 và thực hiện đúng các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Ngoài việc đáp ứng căn cứ chấm dứt, người sử dụng lao động phải tuân thủ thời hạn báo trước theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Thời hạn thông thường là:

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
• Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng.

Một số công việc, ngành, nghề có thể áp dụng thời hạn báo trước riêng theo quy định của Chính phủ. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra các trường hợp không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 37 Bộ luật Lao động 2019.

Vì vậy, kết quả đánh giá không nên được sử dụng tách rời khỏi việc xem xét căn cứ, thủ tục và các điều kiện pháp lý liên quan.

5.5. Phân biệt đánh giá công việc với xử lý kỷ luật lao động

Không đồng nhất việc không hoàn thành công việc với vi phạm kỷ luật lao động. Việc người lao động không đạt chỉ tiêu đánh giá không mặc nhiên là căn cứ xử lý kỷ luật.

Nếu xem xét xử lý kỷ luật, doanh nghiệp phải xác định hành vi vi phạm và tuân thủ đầy đủ căn cứ, nguyên tắc, trình tự theo Bộ luật Lao động 2019, trong đó có các quy định tại Điều 122, Điều 124 và Điều 125.

6. Dịch vụ tư vấn xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Y&P Law Firm

Việc xây dựng quy chế đánh giá không chỉ cần đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn phải phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc thù công việc và cách thức quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp.

Công ty Luật TNHH Youth & Partners cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan, bao gồm:

• Tư vấn căn cứ pháp lý và phương án xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
• Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện quy chế phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư vấn quy trình lấy ý kiến, ban hành, công khai và áp dụng quy chế.
• Hỗ trợ rà soát hồ sơ đánh giá và các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình quản lý lao động.

7. Kết luận

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý kết quả làm việc và làm rõ căn cứ đánh giá người lao động. Khi xây dựng quy chế, doanh nghiệp cần xác định tiêu chí phù hợp, thực hiện đúng trình tự tham khảo ý kiến và công khai, đồng thời lưu giữ tài liệu chứng minh kết quả đánh giá.

Đặc biệt, nếu sử dụng kết quả đánh giá làm căn cứ xem xét đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ điều kiện theo Bộ luật Lao động 2019, tránh chỉ dựa vào một kết quả xếp loại mà bỏ qua các yêu cầu pháp lý liên quan.

Xem thêm:

Người lao động có bị cho thôi việc nếu không hoàn thành công việc được giao?

Quy định pháp luật về thời gian làm việc của người lao động

Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể