Quy định về hợp đồng đào tạo nghề doanh nghiệp cần biết

Hợp đồng đào tạo nghề là văn bản bắt buộc khi doanh nghiệp đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng hoặc đào tạo lại người lao động bằng kinh phí của mình theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019. Hợp đồng cần quy định nghề đào tạo, thời gian, chi phí, cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả. Việc thỏa thuận rõ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp quản lý khoản đầu tư và hạn chế tranh chấp. Youth & Partners phân tích những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý dưới đây.

Play

1. Hợp đồng đào tạo nghề là gì?

Hợp đồng đào tạo nghề là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc đào tạo, quyền và trách nhiệm của các bên. Trong phạm vi Điều 62 Bộ luật Lao động, hợp đồng được ký khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại bằng kinh phí của người sử dụng lao động.

Hoạt động đào tạo có thể diễn ra trong nước hoặc nước ngoài. Kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động để đào tạo cũng thuộc trường hợp cần ký hợp đồng đào tạo nghề theo điều luật này.

Doanh nghiệp cần phân biệt hợp đồng đào tạo nghề với hợp đồng lao động. Hai văn bản có mục đích điều chỉnh khác nhau; việc ký hợp đồng đào tạo không tự động thay thế nghĩa vụ giao kết hợp đồng lao động khi quan hệ lao động thuộc trường hợp phải giao kết.

Xem thêm: Trợ cấp mất việc làm: Điều kiện, mức hưởng và cách tính

2. Khi nào doanh nghiệp phải ký hợp đồng đào tạo nghề?

Theo khoản 1 Điều 62 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại từ nguồn kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả nguồn do đối tác tài trợ.

Cần phân biệt với trường hợp tuyển người vào học nghề, tập nghề để làm việc cho doanh nghiệp theo Điều 61. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp không được thu học phí; các quyền và nghĩa vụ khác được xác định theo quy định áp dụng cho việc học nghề, tập nghề. Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 có hiệu lực từ năm 2026, vì vậy cần kiểm tra quy định mới phù hợp với hình thức đào tạo.

3. Hình thức và nội dung bắt buộc của hợp đồng

Hợp đồng đào tạo nghề phải lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Việc lập bằng văn bản và giao bản cho người lao động giúp các bên lưu giữ căn cứ thực hiện, hạn chế bất đồng về nội dung cam kết.

Theo khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao động, hợp đồng phải có những nội dung chủ yếu sau:

1. Nghề đào tạo.
2. Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo.
3. Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo.
4. Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo.
5. Trách nhiệm của người sử dụng lao động.
6. Trách nhiệm của người lao động.
7. Quy định về thời hạn cam kết làm việc

Một nội dung quan trọng của hợp đồng đào tạo nghề là thời hạn người lao động cam kết làm việc sau đào tạo. Doanh nghiệp nên xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và cách xử lý nếu khóa học thay đổi hoặc bị gián đoạn.

Điều 62 yêu cầu thỏa thuận thời hạn cam kết nhưng không ấn định một mức thời hạn chung cho mọi khóa đào tạo. Khi xây dựng cam kết, doanh nghiệp cần cân nhắc giá trị khóa học, vị trí công việc và các quy định liên quan; tránh xem cam kết là căn cứ để hạn chế quyền chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty

4. Chi phí đào tạo gồm những khoản nào?

Theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động, chi phí đào tạo là các khoản chi có chứng từ hợp lệ, bao gồm chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành và các khoản khác hỗ trợ người học.

Chi phí còn bao gồm tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Nếu đào tạo ở nước ngoài, chi phí còn bao gồm chi phí đi lại và sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài.

Khi lập hợp đồng đào tạo nghề, doanh nghiệp nên dự kiến từng khoản chi, cách xác định chi phí thực tế và hồ sơ chứng minh. Việc ghi một khoản tổng hợp không thay thế nghĩa vụ xuất trình chứng từ hợp lệ khi yêu cầu hoàn trả và xảy ra tranh chấp.

Ví dụ, doanh nghiệp trả 30 triệu đồng học phí và 5 triệu đồng tài liệu, có chứng từ hợp lệ. Hai khoản này có thể được xem xét khi xác định chi phí đào tạo; số tiền phải hoàn trả còn phụ thuộc căn cứ pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.

5. Khi nào phải hoàn trả chi phí đào tạo?

Theo khoản 3 Điều 40 Bộ luật Lao động, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật phải hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động theo Điều 62. Doanh nghiệp cần xác định rõ hành vi chấm dứt có trái pháp luật và khoản chi yêu cầu hoàn trả có đủ căn cứ hay không.

Trường hợp người lao động nghỉ việc đúng luật nhưng chưa hoàn thành thời gian cam kết, trách nhiệm hoàn trả cần được đánh giá dựa trên hợp đồng đào tạo nghề, nội dung thỏa thuận, chi phí có chứng từ và tình tiết cụ thể. Việc nghỉ đúng luật không tự động làm mất hiệu lực mọi cam kết đào tạo; đồng thời không thể kết luận mọi yêu cầu hoàn trả đều được chấp nhận.

Doanh nghiệp nên quy định trường hợp phát sinh nghĩa vụ, phương pháp tính, thời hạn thanh toán và cách xử lý khi các bên thỏa thuận chấm dứt quan hệ lao động. Nếu có thỏa thuận tính theo thời gian cam kết còn lại, cần ghi rõ cách tính thay vì tự áp dụng một tỷ lệ không được thỏa thuận.

6. Có được giữ giấy tờ hoặc lương để bảo đảm cam kết?

Việc thực hiện hợp đồng đào tạo nghề không cho phép doanh nghiệp giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động. Điều 17 Bộ luật Lao động cũng cấm yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp không nên tự ý giữ lương hoặc khấu trừ toàn bộ lương để thu hồi chi phí đào tạo. Việc khấu trừ tiền lương phải tuân theo Điều 102 và các quy định liên quan; tranh chấp hoàn trả cần được giải quyết bằng thỏa thuận hoặc cơ chế pháp luật phù hợp.

7. Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng đào tạo nghề

Trước khi ký, doanh nghiệp nên xác định khóa học có thuộc trường hợp bắt buộc ký theo Điều 62, dự kiến ngân sách và kiểm tra người ký có thẩm quyền. Người lao động cần có thời gian đọc, trao đổi về cam kết và nhận một bản hợp đồng.

Trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp nên lưu quyết định cử đi học, chương trình, chứng từ thanh toán, bảng lương và tài liệu thể hiện kết quả học tập. Nếu nội dung đào tạo hoặc chi phí thay đổi, các bên nên lập thỏa thuận bổ sung để làm rõ quyền và nghĩa vụ.

8. Giải quyết tranh chấp hợp đồng đào tạo nghề

Khi phát sinh tranh chấp, các bên nên đối chiếu hợp đồng đào tạo nghề, chứng từ chi phí, quá trình đào tạo và lý do chấm dứt quan hệ lao động. Nên thương lượng trước.

Nếu không đạt thỏa thuận, tranh chấp có thể được giải quyết theo cơ chế pháp luật lao động, bao gồm hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án tùy điều kiện áp dụng. Tranh chấp về chi phí đào tạo thuộc trường hợp không bắt buộc hòa giải trước khi yêu cầu giải quyết theo khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động.

9. Câu hỏi thường gặp

Có thể yêu cầu hoàn trả theo mức ấn định sẵn không?

Doanh nghiệp có thể thỏa thuận rõ phương pháp tính trong hợp đồng đào tạo nghề, nhưng cần đối chiếu tính hợp pháp của thỏa thuận và các khoản chi thực tế có chứng từ. Không nên mặc nhiên xem mọi khoản ấn định hoặc khoản phạt là hợp lệ.

10. Youth & Partners tư vấn hợp đồng đào tạo nghề

Công ty Luật TNHH Youth & Partners hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hợp đồng đào tạo nghề, xây dựng điều khoản cam kết, đánh giá chứng từ và xử lý tranh chấp. Liên hệ Hotline 0889956888 để được tư vấn phù hợp với hồ sơ.

Xem thêm: Thỏa ước lao động tập thể và quy định doanh nghiệp cần biết