Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử cần lưu ý gì?

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong quá trình chuyển đổi số hoạt động quản trị nhân sự. Thay vì in ấn, ký trực tiếp và lưu trữ hồ sơ giấy, các bên có thể giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí hành chính và thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ lao động.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang hình thức điện tử không đơn thuần là scan hợp đồng giấy hoặc gửi văn bản qua email để xác nhận. Doanh nghiệp cần bảo đảm các điều kiện về chủ thể giao kết, nội dung hợp đồng, định danh, chữ ký điện tử, xác thực và lưu trữ dữ liệu theo quy định pháp luật.

Đặc biệt, với việc ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn trong năm 2026, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định để triển khai đúng lộ trình. Công ty Luật TNHH Youth & Partners cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo, rà soát và hỗ trợ pháp lý trong quá trình giao kết, quản lý hợp đồng, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

1. Giá trị pháp lý và những quy định cần biết về hợp đồng lao động điện tử

1.1. Khái niệm và cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Như vậy, pháp luật Việt Nam đã thừa nhận hình thức giao kết điện tử là phương thức hợp pháp, có giá trị tương đương văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.

Việc giao kết và thực hiện hình thức này hiện chịu sự điều chỉnh chủ yếu của:

• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Luật Giao dịch điện tử năm 2023;
• Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025;
• Thông tư số 08/2026/TT-BNV ngày 15/05/2026;
• Các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn có liên quan.

1.2. Không phải mọi văn bản ký qua mạng đều hợp lệ

Một nhầm lẫn phổ biến là cho rằng chỉ cần gửi tệp PDF qua email, sử dụng hình ảnh chữ ký hoặc xác nhận đồng ý qua tin nhắn thì đã hoàn tất việc giao kết hợp đồng theo quy định.

Trên thực tế, cần phân biệt văn bản được trao đổi qua phương tiện điện tử với hợp đồng được thiết lập, giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu đáp ứng các điều kiện pháp luật.

Để bảo đảm giá trị pháp lý, các bên cần chú ý:

• Xác định chính xác người lao động và người sử dụng lao động tham gia giao kết;
• Bảo đảm người ký có đầy đủ thẩm quyền;
• Thể hiện rõ nội dung và sự đồng thuận của các bên;
• Đáp ứng yêu cầu về chữ ký điện tử, xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu theo quy định áp dụng;
• Bảo đảm hợp đồng có thể truy cập, tra cứu và sử dụng khi cần thiết.

Đặc biệt, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cơ chế giao kết thông qua hệ thống eContract, gắn với việc xác thực, ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu và quản lý mã định danh hợp đồng. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ, quy trình kỹ thuật và lộ trình triển khai tương ứng, thay vì chỉ căn cứ vào việc nền tảng có chức năng ký trực tuyến.

2. Điều kiện, nội dung và quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

2.1. Điều kiện về chủ thể và nội dung

Việc giao kết phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Theo Điều 18 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật cho phép ủy quyền. Về phía người sử dụng lao động, người giao kết phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Bên cạnh điều kiện về chủ thể, nội dung hợp đồng vẫn phải đáp ứng Điều 21 Bộ luật Lao động, bao gồm:

• Thông tin về người sử dụng lao động, người giao kết và người lao động;
• Công việc và địa điểm làm việc;
• Thời hạn hợp đồng;
• Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung;
• Chế độ nâng bậc, nâng lương;
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trang bị bảo hộ lao động;
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
• Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Doanh nghiệp không nên sử dụng một mẫu chung cho mọi vị trí mà không rà soát tính phù hợp. Các điều khoản về tiền lương, bảo mật, trách nhiệm vật chất, quyền sở hữu trí tuệ, thời giờ làm việc và chấm dứt hợp đồng cần được xây dựng phù hợp với tính chất công việc và quy định pháp luật.

2.2. Quy trình giao kết và xác thực

Về cơ bản, quy trình giao kết cần được tổ chức theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và rà soát nội dung. Doanh nghiệp xây dựng dự thảo, kiểm tra các nội dung bắt buộc, xác định người có thẩm quyền ký. Người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân, công việc, tiền lương, thời hạn và quyền lợi liên quan.

Bước 2: Xác thực chủ thể giao kết. Các bên thực hiện định danh, xác thực theo quy định nhằm hạn chế việc giả mạo danh tính hoặc sử dụng tài khoản trái phép.

Bước 3: Ký điện tử và ghi nhận thời điểm ký. Các bên thực hiện ký theo quy trình của hệ thống. Dấu thời gian gắn kèm chữ ký điện tử hỗ trợ xác định thời điểm và trình tự giao kết.

Bước 4: Chứng thực và gửi hợp đồng. Thông điệp dữ liệu được xử lý, chứng thực theo quy định. Hợp đồng sau khi hoàn tất phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động thông qua phương tiện điện tử phù hợp.

Bước 5: Quản lý và lưu trữ dữ liệu. Hợp đồng được quản lý, tra cứu và gắn mã định danh theo cơ chế pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình lưu trữ, phân quyền truy cập và sao lưu để bảo đảm khả năng khai thác khi phát sinh yêu cầu.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng được xác định theo cơ chế ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác phù hợp quy định.

2.3. Lộ trình triển khai trong năm 2026

Doanh nghiệp cần phân biệt hiệu lực pháp lý của hợp đồng với tiến độ vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Ngày 30/10/2026, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 44/2026/NQ-CP nhằm tháo gỡ khó khăn trong triển khai nền tảng.

Theo lộ trình được điều chỉnh, một số nhà cung cấp eContract đã cung cấp dịch vụ trước ngày 01/07/2026 nhưng chưa hoàn thành kết nối với Nền tảng được tiếp tục cung cấp dịch vụ đến hết ngày 31/12/2026. Hợp đồng được giao kết trong thời gian chờ kết nối vẫn có giá trị theo quy định tại Nghị quyết.

Nghị quyết cũng quy định việc tạm dừng vận hành chính thức Nền tảng cho đến khi đáp ứng điều kiện kết nối, nhưng chậm nhất đến ngày 15/12/2026 phải vận hành chính thức. Từ ngày 01/01/2027, việc giao kết phải bảo đảm điều kiện và phương thức theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng kết nối, điều kiện hoạt động của nhà cung cấp và các hướng dẫn mới nhất để lựa chọn giải pháp phù hợp.

3. Lợi ích và rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp áp dụng

Việc chuyển sang hình thức điện tử đem lại nhiều lợi ích trong quản trị nhân sự, nhưng chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp kiểm soát tốt các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật.

Về lợi ích, doanh nghiệp có thể giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu kho; rút ngắn thời gian ký kết, đặc biệt khi người lao động làm việc tại nhiều địa điểm; thuận tiện tra cứu, theo dõi thời hạn hợp đồng và phụ lục. Dữ liệu điện tử cũng hỗ trợ ghi nhận lịch sử giao dịch, thời điểm ký và thông tin xác thực, qua đó tăng khả năng kiểm soát hồ sơ.

Đối với người lao động, phương thức này giúp tiếp cận hợp đồng thuận tiện hơn, hạn chế việc thất lạc văn bản và có thể tra cứu nội dung đã giao kết khi cần thiết.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhận diện một số rủi ro sau:

• Sai thẩm quyền ký: Người ký không phải đại diện hợp pháp hoặc không có ủy quyền hợp lệ.
• Không xác thực được chủ thể: Tài khoản ký bị sử dụng trái phép hoặc thông tin định danh không chính xác.
• Nội dung hợp đồng không phù hợp: Thiếu nội dung bắt buộc, quy định quyền lợi thấp hơn mức luật định hoặc có điều khoản trái pháp luật.
• Không bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu: Không truy xuất được lịch sử ký, dữ liệu bị thay đổi hoặc không chứng minh được bản hợp đồng đã được các bên chấp thuận.
• Rủi ro về bảo mật thông tin: Hồ sơ lao động chứa dữ liệu cá nhân, tiền lương và thông tin nội bộ. Việc thu thập, sử dụng, chia sẻ hoặc lưu trữ không đúng quy định có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phê duyệt, phân quyền người ký, kiểm soát truy cập, sao lưu dữ liệu và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng điều kiện pháp luật. Việc rà soát pháp lý trước khi triển khai trên diện rộng sẽ giúp hạn chế sai sót và chi phí xử lý tranh chấp về sau.

4. Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động điện tử tại Công ty Luật TNHH Youth & Partners

Chuyển đổi sang hình thức giao kết điện tử không chỉ là quyết định về công nghệ mà còn liên quan đến tính hợp pháp của hợp đồng, thẩm quyền ký, quyền lợi người lao động và trách nhiệm của doanh nghiệp. Một sai sót trong nội dung hoặc quy trình xác thực có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh quan hệ lao động khi phát sinh tranh chấp.

Công ty Luật TNHH Youth & Partners cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý về hợp đồng lao động điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong quá trình xây dựng, giao kết, quản lý và thực hiện hợp đồng theo quy định hiện hành.

Các nội dung hỗ trợ gồm:

Tư vấn quy định và điều kiện giao kết: Phân tích giá trị pháp lý, hình thức, điều kiện chủ thể, yêu cầu về chữ ký điện tử, xác thực và chứng thực thông điệp dữ liệu.

Soạn thảo, rà soát hợp đồng: Kiểm tra nội dung theo Điều 21 Bộ luật Lao động; hoàn thiện các điều khoản về công việc, tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, bảo mật, trách nhiệm và chấm dứt hợp đồng.

Rà soát thẩm quyền và quy trình ký: Kiểm tra người có thẩm quyền giao kết, văn bản ủy quyền, quy trình phê duyệt, xác thực và lưu trữ dữ liệu.

Tư vấn triển khai hệ thống eContract: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá yêu cầu pháp lý khi lựa chọn nhà cung cấp, rà soát điều kiện triển khai và xây dựng quy trình nội bộ phù hợp với Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Tư vấn quản lý và bảo mật hồ sơ: Hỗ trợ xây dựng quy trình lưu trữ, phân quyền truy cập, kiểm soát dữ liệu và bảo vệ thông tin của người lao động.

Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động: Đánh giá hồ sơ, chứng cứ điện tử, tư vấn phương án thương lượng và hỗ trợ khách hàng trong quá trình giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.

Đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, Youth & Partners có thể hỗ trợ rà soát đồng bộ từ mẫu hợp đồng, quy chế nhân sự đến quy trình giao kết và lưu trữ. Đối với người lao động, việc kiểm tra nội dung, chủ thể ký và phương thức xác nhận giúp bảo đảm quyền lợi trong suốt quá trình làm việc.

Dịch vụ được xây dựng trên cơ sở hồ sơ và nhu cầu thực tế của từng khách hàng, hướng đến giải pháp pháp lý phù hợp thay vì áp dụng một mẫu hợp đồng hoặc quy trình chung cho mọi doanh nghiệp.

5. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Có. Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định 337/2025/NĐ-CP ghi nhận hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?

Pháp luật ghi nhận hình thức giao kết điện tử và quy định lộ trình triển khai nền tảng quản lý tương ứng. Doanh nghiệp cần theo dõi quy định chuyển tiếp và thời điểm áp dụng để thực hiện đúng nghĩa vụ, không nên mặc định mọi hợp đồng giấy đều phải chuyển đổi ngay lập tức.

3. Hợp đồng gửi qua email có đương nhiên hợp lệ không?

Không. Cần xem xét cách thức tạo lập, sự đồng thuận, xác thực chủ thể, tính toàn vẹn dữ liệu và yêu cầu pháp luật áp dụng. Việc gửi tệp qua email không tự động chứng minh hợp đồng đã đáp ứng đầy đủ điều kiện giao kết.

4. Người lao động có được giữ một bản hợp đồng không?

Có. Người lao động cần được nhận hợp đồng dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp. Người lao động nên chủ động lưu trữ và kiểm tra khả năng truy cập để sử dụng khi cần thiết.

5. Doanh nghiệp có thể chuyển hợp đồng giấy sang hình thức điện tử không?

Có thể thực hiện việc chuyển đổi theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, cần bảo đảm điều kiện về tính chính xác, đầy đủ, khả năng truy cập và các yêu cầu xác nhận theo quy định, không chỉ đơn thuần scan văn bản giấy.

Tìm hiểu thêm các bài viết khác tại:

05 lưu ý khi ký kết Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Quy định của pháp luật về Hợp đồng lao động và Hợp đồng đào tạo

Giao kết Hợp đồng lao động điện tử sau thời gian bắt đầu làm việc